8 قواعد لإرسال بريد إلكتروني ناجح وفعال

البريد الإلكتروني أصبح فى ظل الظروف الحالية التى يمر بها العالم من إجراءات وقائية لمواجهة فيروس كورونا إحدى الأدوات الهامة للتراسل خلال العمل عن بعد، خاصة عن إرسال مخاطبات رسمية يصعب إرسالها عبر برامج الدردشة العادية.

وترصد “فيتو” القواعد السليمة لارسال بريد إلكتروني ناجح وفعال، والتى جاءت كالتالي:

وزير الاتصالات: شبكة الإنترنت قادرة على استيعاب امتحانات الطلاب إلكترونيا

1- قواعد النحو والصرف

إن أحد أخطاء البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا هي التي تتعلق بقواعد النحو غير الصحيحة والقواعد الإملائية الخطأ، ولهذا السبب يعد التدقيق اللغوي والنحوي حتى للرسائل القصيرة أمرًا بالغ الأهمية.

ويمكن لكلمة غير صحيحة أن تغير الغرض من الرسالة، كما يمكن للكلمة التي بها خطأ إملائي أن تعطي انطباعًا بأن الكاتب مهمل، وبالتالي تحدث فرقًا كبيرًا في الحكم على الكاتب والمحتوى.

2- اسم المستلم

خطأ آخر كبير في البريد الإلكتروني هو كتابة اسم مستلم الرسالة خطأ، حيث يعتبر هذا الإجراء طريقة سريعة جدًا لحذف رسالتك أو توصيل انطباع للمستلم بأنك غير مهتم ولذلك يجب عليك التوقف قليلا والتحقق جيدًا من كتابة اسم المستلم.

3- ميزة الرد على الكل Reply All

أحد أكثر الأخطاء المزعجة هو عندما يستخدم شخص ما وظيفة (الرد على الكل) Reply All في الرد على الكثير من الأشخاص في الوقت نفسه، خاصة عندما يكون الرد هو مجرد إشعار المتلقي أنك استملت الرسالة الأولية، كما يمكن أن يؤدي هذا الخطأ أيضًا إلى حدوث مشاكل إذا كان الرد مخصصًا لشخص واحد فقط.

4- العنوان

عنوان موضوع الرسالة هو العامل الأول في تحديد إذا كان المتلقي سيفتح الرسالة أم لا، لذلك يجب على المُرسل الانتباه جيدًا لما يكتبه، حيث يجب أن يكون دائمًا ذا صلة بموضوع الرسالة، وألا يكون غامضًا.

5- الرسائل العاجلة

هناك خطأ آخر شائع وهو إرسال كل رسالة إلكترونية والكتابة عليها بأنها (عاجلة) urgent، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم اهتمام المستلم بهذه الرسائل بعد ذلك، الأمر الذي يمكن أن يكون ضارًا إذا كانت هناك رسالة عاجلة بالفعل.

6- الأسلوب

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها سهلة القراءة ولا تحتوي على عبارات أو فقرات يصعب على المستلم فهمها، حيث إن معظم الناس ليس لديهم وقت لمحاولة فهم عبارات معقدة في رسالة بريد إلكتروني.

7- حجم الخط

لن يساعد استخدامك لخط غريب في جذب الانتباه، فعندما يتلقى الأشخاص بريدًا إلكترونيًا سيكون انتباههم الأول للمحتوى، وليس إلى الشكل الذي يبدو عليه، وبغض النظر عن مدى روعة رسالتك أو أهميتها ليست هناك حاجة لإدراج خط غريب أو مائل، أو إبراز الألوان وتغييرها في خطوطك في رسالة واحدة.

8- توقيع آلي غير ضروري

يُعد التوقيع الآلي في رسائلك الإلكترونية، الذي يشير إلى اسمك وعنوانك وكيفية الاتصال بك مفيدًا، ومن ثمَّ لست بحاجة إلى إدراج تفاصيل أخرى، مثل: اقتباسك المفضل، أو شهاداتك وجوائزك، ورقم الفاكس الخاص بك، أو أي شيء آخر غير مفيد.