بدء تفعيل منظومة الأرشفة الإلكترونية بالديوان العام بالشرقية
أعلن الدكتور ممدوح غراب، محافظ الشرقية، بدء تفعيل منظومة الأرشفة الإلكترونية للقرارات الصادرة من المحافظة في كافة قطاعات العمل المختلفة وذلك لتوفير منظومة لإدارة وتوثيق جميع القرارات وبناء مخزون معرفي يساهم في تحقيق الأهداف الإستراتيجية للمحافظة ، ويأتي ذلك تماشياً مع سياسة الدولة نحو التحول الرقمي.
وأضاف المحافظ أن المحافظة قامت بتقديم كل سبل الدعم والإمكانيات اللازمة لبدء تنفيذ مشروع التحول الرقمي تحت إشراف ومتابعة الدكتور أحمد عبد المعطي نائب المحافظ ، لبدء تفعيل منظومة الأرشفة الإلكترونية للقرارات الصادرة ، مؤكداً على أهمية الإستفادة من منظومة التحول الرقمى كونها أحد أهم محاور تطويرالخدمات الحكومية ضمن مساعي الدولة للإصلاح الإداري، وتحسين أداء الهيئات الحكومية ورفع جودة الخدمات التى تقدمها للجمهور.
ومن جانبها قدمت الدكتور ناهد مصطفى الخبير الوطنى للتخطيط الإستراتيجي وتنمية الموارد البشرية شرحاً تفصيلياً عن آلية تنفيذ نظام الأرشفة الإلكترونية وإنشاء قواعد بيانات للقرارات الصادرة من المحافظة وذلك لحفظ المستندات الورقية بطريقة مميكنة بعيداً عن غرف الحفظ التقليدية.
وأشارت الخبير الوطنى للتخطيط الإستراتيجي وتنمية الموارد البشرية أنه لبناء منظومة الأرشفة الإلكترونية تم تكوين فريق عمل حيث قام بتصنيف القرارات الصادرة طبقاً لقطاعات العمل المختلفة داخل الديوان العام ، للبدء في تنفيذ المرحلة الثانية من الأرشفة الإلكترونية وهي مرحلة إدخال البيانات والمعلومات على قاعدة البيانات لحفظ المستندات إلكترونياً لتوفير الوقت والجهد وتنظيم العمل وسرعة إرسالها للجهات المختلفة عند الحاجة إليها.
وفى ذات الاتجاه كان المحافظ قد اعلن أنه تم تسليم 10 أجهزة تابلت بمحتوياته ومدعمة بخدمة الإنترنت للعاملين بوحدات المتغيرات المكانية بمراكز ههيا،و بلبيس، و مشتول السوق، و الزقازيق، وحي أول،و حي ثان،و القنايات، والقرين،و منيا القمح، و أبو حمادوذلك لتفعيل المنظومة الإلكترونية للمتغيرات المكانية، ولضبط العمران والحد من التعديات على الأراضي الزراعية وأراضي أملاك الدولة
كما صرحت المهندسة سالي حسين مديرة وحدة المتغيرات المكانية بالديوان العام، أنه بتدريب العاملين بالوحدات الفرعية للمتغيرات المكانية بالمراكز والمدن والأحياء
وذلك على طريقة تفعيل المنظومة الجديدة باستخدام جهاز التابلت وتعريفهم بكيفية إدخال المستندات الخاصة بتوثيق المتغيرات لرصد مخالفات البناء العشوائي والتعامل الفوري معها.
وأضافت مديرة وحدة المتغيرات المكانية بالديوان العام، أنه من المقرر تسلم 11 تابلت مدعم بخدمة الإنترنت بباقي المراكز بالمحافظة علاوة على تسليم الوحدة بالديوان العام بـ3 أجهزة تابلت لاستكمال تفعيل المنظومة بنطاق المحافظة.
وأضاف المحافظ أن المحافظة قامت بتقديم كل سبل الدعم والإمكانيات اللازمة لبدء تنفيذ مشروع التحول الرقمي تحت إشراف ومتابعة الدكتور أحمد عبد المعطي نائب المحافظ ، لبدء تفعيل منظومة الأرشفة الإلكترونية للقرارات الصادرة ، مؤكداً على أهمية الإستفادة من منظومة التحول الرقمى كونها أحد أهم محاور تطويرالخدمات الحكومية ضمن مساعي الدولة للإصلاح الإداري، وتحسين أداء الهيئات الحكومية ورفع جودة الخدمات التى تقدمها للجمهور.
ومن جانبها قدمت الدكتور ناهد مصطفى الخبير الوطنى للتخطيط الإستراتيجي وتنمية الموارد البشرية شرحاً تفصيلياً عن آلية تنفيذ نظام الأرشفة الإلكترونية وإنشاء قواعد بيانات للقرارات الصادرة من المحافظة وذلك لحفظ المستندات الورقية بطريقة مميكنة بعيداً عن غرف الحفظ التقليدية.
وأشارت الخبير الوطنى للتخطيط الإستراتيجي وتنمية الموارد البشرية أنه لبناء منظومة الأرشفة الإلكترونية تم تكوين فريق عمل حيث قام بتصنيف القرارات الصادرة طبقاً لقطاعات العمل المختلفة داخل الديوان العام ، للبدء في تنفيذ المرحلة الثانية من الأرشفة الإلكترونية وهي مرحلة إدخال البيانات والمعلومات على قاعدة البيانات لحفظ المستندات إلكترونياً لتوفير الوقت والجهد وتنظيم العمل وسرعة إرسالها للجهات المختلفة عند الحاجة إليها.
وفى ذات الاتجاه كان المحافظ قد اعلن أنه تم تسليم 10 أجهزة تابلت بمحتوياته ومدعمة بخدمة الإنترنت للعاملين بوحدات المتغيرات المكانية بمراكز ههيا،و بلبيس، و مشتول السوق، و الزقازيق، وحي أول،و حي ثان،و القنايات، والقرين،و منيا القمح، و أبو حمادوذلك لتفعيل المنظومة الإلكترونية للمتغيرات المكانية، ولضبط العمران والحد من التعديات على الأراضي الزراعية وأراضي أملاك الدولة
كما صرحت المهندسة سالي حسين مديرة وحدة المتغيرات المكانية بالديوان العام، أنه بتدريب العاملين بالوحدات الفرعية للمتغيرات المكانية بالمراكز والمدن والأحياء
وذلك على طريقة تفعيل المنظومة الجديدة باستخدام جهاز التابلت وتعريفهم بكيفية إدخال المستندات الخاصة بتوثيق المتغيرات لرصد مخالفات البناء العشوائي والتعامل الفوري معها.
وأضافت مديرة وحدة المتغيرات المكانية بالديوان العام، أنه من المقرر تسلم 11 تابلت مدعم بخدمة الإنترنت بباقي المراكز بالمحافظة علاوة على تسليم الوحدة بالديوان العام بـ3 أجهزة تابلت لاستكمال تفعيل المنظومة بنطاق المحافظة.
