10 إرشادات لكتابة بريد إلكترونى أكثر فاعلية
أصبح البريد الإلكترونى يمثل عاملا هاما في التواصل بين المستخدمين خاصة فيما يتعلق بالمراسلات الرسمية الخاصة بأداء الأعمال وغيرها، مع كثرة الاعتماد عليه، أصبح من الوارد على الكثيرين تجاهل بعض تلك المراسلات الإلكترونية.
عدة نصائح يمكنك الاعتماد عليها، حتى لا يتم تجاهل بريدك الإلكتروني، والحصول على أكبر نسبة من احتمالية قراءته.
1- الإعلان عن نواياك مقدما والتركيز على الموضوع مباشرة:
السلام عليكم، أعلم أنك تستعد للمؤتمر لذا لندخل في الموضوع مباشرة، أكتب لك اليوم لـ …
2- التركيز على نقطة واحدة فقط:
– الشئ الرئيسى في الموضوع هو …
– الشئ الوحيد الذي أريده هو …
3- استخدم البيانات وليس الكثير من الأسئلة:
أعتقد أن إطلاق حملة جديدة يوم الخميس هو الخيار الأفضل، إذا كنت متفقا معى أخبرنى في الرد، وقل نعم للمضي قدما وإن لم تتفق معى دعنا نتحدث مرة أخرى.
4- كن كريما وقدم ما لديك لو تستطيع المساعدة:
– كنت أفكر في المشروع الجديد الخاص بك وهذا مصدر قد يفيدك …
5- عند النقد كن محترما:
– هذا العمل الذي قمت به رائع ولكن لو قمنا بهذه التعديلات البسيطة سيكون أفضل.
6- أظهر إنسانيتك:
– آسف لما سمعته من أخبار سيئة حدثت لك أمس، أنا هنا إذا أردت التحدث عن ذلك وإذا كنت لا تريد التحدث عنه وتريد عمل أي شئ آخر يخرجك من هذا الشعور أنا موجود أيضا.
7- أحيانا إرسال البريد للمجاملة فقط وليس لطلب شئ آخر:
لقد كنت رائعا في المؤتمر الصحفى، شكرا لجعل شركتنا تبدو عظيمة.
أعتقد أنه بتلك النصائح البسيطة يمكن لمتابعي البريد الإلكترونى خاصتك، الاهتمام به بشكل أكبر، ومنحه فرصة أكبر للمتابعة من قبل مستقبل البريد الإلكتروني.
